Cómo elaborar una estrategia de reducción de costos en mi empresa

¿Te has preguntado si tu empresa necesita reducir sus costos? Es una idea que puede presentarse en momentos de emergencia, sin embargo, una práctica saludable es comprobar con regularidad cuánto dinero podrías ahorrar con una mejor gestión de tu empresa.

El primer punto es considerar la manera en que llevas tu control de gastos e identificar las áreas donde tu negocio pueda tener fugas de efectivo.

Después, considera la diversidad de gastos y costos de producción de tu negocio y una vez identificados estos rubros, te proponemos algunas formas de reducción de gastos que puedes implementar.

¿Cómo llevas tu control de gastos?

El control de gastos debe ser una medida constante en todo negocio que busca una correcta administración de sus recursos. Te ayuda a tener un panorama que en el futuro puede prevenir problemas financieros mayores.

Se trata de distribuir óptimamente los ingresos y egresos de una empresa.

En una empresa existen diferentes tipos de gastos (o costos) y es importante identificar cada uno de ellos:

Gastos fijos
Gastos variables
Gastos marginales
Gastos mixtos
Gastos directos
Gastos indirectos

¿En qué consiste cada tipo de gasto?

Gastos fijos: son aquellos necesarios para el funcionamiento de una empresa y que no dependen de un incremento o disminución de los ingresos, son pagos obligados como renta, pago de servicios como luz, agua, mantenimiento, etc.

Gastos variables: son gastos relacionados con flujo de producción de tu negocio, pueden ser materias primas, pago por mano de obra, comisiones para vendedores, transportación de productos, alzas de precio, etc.

Gastos marginales: se relaciona con el costo total de crear una nueva unidad de producto. Si es necesario crear uno nuevo, el gasto marginal incluye la materia prima y los recursos usados para la producción.

Gastos mixtos: son una combinación entre gastos fijos y variables. Son variaciones de pedidos, por ejemplo cuando un cliente realiza un pedido mayor al que se tenía acostumbrado.

Gastos directos: los costos totales necesarios para producir, materia prima, piezas de maquinaria, número de empleados en la producción, el costo de inmuebles, etc.

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Gastos indirectos: gastos igualmente indispensables para la producción pero no necesariamente relacionados con éste, como puede ser el departamento contable, administración, secretarias, personal de recepción, encargado de mostrador, etc.

Comparar los gastos con los ingresos es básico para iniciar el correcto control de los primeros en beneficio de los segundos.

Identifica todos los gastos de tu empresa y estarás en una mejor posición para identificar aquellos que impactan sus finanzas. Eso te permitirá tomar mejores decisiones sobre los modos de optimizar tus gastos en función de tus ingresos.

Considera las alternativas que el listado de todos tus gastos pueda ofrecerte a simple vista. De esta manera podrás hacer una proyección de reducción de costos en un mediano y largo plazo.

Medidas para una estrategia de reducción de costos

A continuación te presentamos algunas medidas con las cuáles puedes identificar oportunidades para reducir tus gastos:

Optimiza los tiempos de tu equipo de trabajo

Es una práctica común entre varias empresas recurrir a la reducción de personal ante la necesidad de reducir costos. Sin embargo, está práctica no es recomendable ya que la desmotivación y la falta de entusiasmo que esto provoca tiene mayores riesgos en el mediano y largo plazo.

En lugar de ello, procura mejorar los tiempos de trabajo y crear condiciones para incrementar la productividad.

Establece reglamentos para el aprovechamiento del tiempo, pero señala también momentos para la pausa y el descanso. Regula el uso del internet, establece metas o crea incentivos para incrementar la producción.

Mantén la motivación entre tus colaboradores estableciendo tiempos para el esparcimiento y permite conciliar los horarios de la vida familiar con la laboral.

Optimiza la gestión de tus cobros y pagos

Considera revisar tu política de cobro, ya que puede ser uno de los factores que generan pérdidas de liquidez. Así mismo, puede traer problemas a tu negocio al momento de tener que pagar a tus proveedores.

Recuerda que es muy importante encontrar equilibrio entre ambos aspectos de las transacciones comerciales.

Intenta renegociar tratos con proveedores

La renegociación de precios con proveedores puede ser una medida efectiva para una reducción de costos considerable.

Para ello es necesario que prepares argumentos suficientes y que se sustenten en los beneficios que traería tanto para ti como para tu proveedor si accede a mejores precios o tarifas.

Por ejemplo:

Justifica con cifras y argumentos tu necesidad de reducir tus costos, la pérdida de algún mercado, una baja en las ventas, etc.

Plantea que ante la posibilidad de acceder a mejores tarifas te permitirá mejorar los precios para tus clientes lo que debe incrementar tus ventas y ampliar el volumen de tus compras.

Ofrece la posibilidad de un plazo donde la estabilidad y mejoras en tus finanzas te permitirá regresar a las tarifas anteriores.

Ofrece reducir los costos de abastecimiento. Piensa en medidas o prácticas que le ayuden a tu proveedor a reducir los gastos que le provoca suministrar a tu negocio. Para ello puedes mejorar los canales de comunicación o disminuir el tiempo de procesamiento que ocupan los pedidos.

Recuerda plantear claramente los beneficios que ambas partes pueden obtener mediante la renegociación de contratos.

Mejora la gestión de tus inventarios

Los inventarios siempre serán un área crítica para las finanzas de todo negocio ya que representan los activos principales de tu negocio y son el indicador principal de las mismas. Conocer el estado de sus procesos te permitirá tomar mejores decisiones que te permitan reducir sus costos.

Mantén tus activos en rotación constante para generar el capital utilizado en tus procesos de producción.

Generalmente, los inventarios y de acuerdo al sistema que uses para su control, provocan 3 categorías de costos:

Costos por pedido: las actividades que implican reabastecimiento de productos existentes así como las tareas administrativas necesarias para su ejecución. (P.ej. facturación, método de comunicación y la contabilidad).
Costos de almacenamiento: son los que genera almacenar y mantener en resguardo tus productos. Considera si usas medios alquilados o propios y los gastos por servicios que generan, así como su mantenimiento.
Costos por pérdidas: cuando la venta por falta de productos no puede generarse por falta de existencias estamos hablando de pérdidas. Establece prácticas de abastecimiento para evitar este tipo de gastos.

Localiza gastos innecesarios

Además de lo anterior revisa cómo se usa el material de oficina y si existe desperdicio en luz, telefonía o insumos de uso diario.

Entre los gastos que parecen menos relevantes pero que al final de mes pueden impactar tus finanzas son:

Desperdicio de energía eléctrica o servicios como agua
Papel y material de impresión
Considera reordenar los espacios de oficina para su mejor aprovechamiento
Viajes o viáticos innecesarios, aprovecha las herramientas de comunicación digital

La reducción de costos debe ser una práctica en constante implementación en tu empresa, recuerda que mantener sanas tus finanzas te permite acceder a opciones de financiamiento como créditos empresariales o puedes reducir costos pensando en inversiones a futuro.