¡Ojo! Estas son señales de que la estructura organizacional de tu PYME tiene problemas

La estructura organizacional de toda empresa es el esqueleto que la mueve todos los días, que le permite cumplir metas y sostenerse por sí misma. Organizar una pequeña y mediana empresa es uno de los retos que tarde o temprano deberás enfrentar para cuidar la salud y supervivencia de tu negocio.

La salud de tu organización estructural, así sea de una pequeña empresa, debe mantenerse de la mejor manera o se corre el riesgo de que: 

No se cumplan  las metas de crecimiento previstas y se presenten pérdidas debido a la improductividad de tu personal.

Ahora mismo te estás imaginando todos esos problemas a los que tienes que enfrentar como dueño de un negocio y que tienen que ver con el manejo del personal y sus metas de producción.

Seguro tú mismo puedes identificar con mayor facilidad qué aspectos han estado fallando en tu empresa.

Para ayudarte a conocer más sobre el estado de la estructura organizacional de tu PYME, te presentamos algunas preguntas que servirán como diagnóstico inicial de tu organización.

1. ¿Conocen todos los colaboradores la misión y visión de tu empresa? ¿Las perspectivas y metas del negocio en un corto, mediano y largo plazo?
2. ¿Se cumple y existe conocimiento entre los miembros del equipo sobre las funciones de todos los colaboradores y cómo  esas  funciones se relacionan entre sí?
3. ¿Cuenta mi PYME con un manual básico que explique la estructura y los procedimientos de cada uno de los miembros del equipo según su cargo?
4. ¿Existe un protocolo de capacitación e inducción para los nuevos miembros del equipo?
5. ¿Ofrece tu empresa incentivos que permitan a los trabajadores contar con perspectivas de crecimiento en base a los resultados que se esperan de cada uno?

Un número importante de NO’s como respuesta resulta casi siempre en una serie de problemas que en el corto plazo provocan pérdidas y evitan que sigas tus planes de crecimiento.

Y eso puede traer consigo algunos o la mayoría de los siguientes problemas:

Señales de una mala estructura organizacional en tu PYME

1. El personal desconoce quién es su jefe directo

Ciertos modelos de negocios centran su visión en la responsabilidad del empleado en los procesos deficientes o en los errores que se cometen y que impiden alcanzar metas en algún periodo establecido. Pero lo cierto es que una mala estructura organizacional es, en la mayoría de las veces, la causante de la baja productividad.

Por ejemplo, cuando un empleado no sabe con quién resolver dudas y debe recurrir a más de dos personas para solucionar sus problemas, éstos solamente están por comenzar.  

Los procesos de trabajo definidos por una estructura organizacional clara permiten hacer más eficiente el tiempo empleado en una tarea y evitan el síndrome del teléfono descompuesto que tan caro puede resultar a largo plazo. Lo mejor es que cada colaborador sepa exactamente dónde encontrar la solución de sus dudas y para eso se necesita una jerarquía de responsabilidades definida de antemano.

Define bien la comunicación y la jerarquía entre los diferentes puestos de trabajo. Mide el tiempo de las tareas que se realizan.  

2. Se delegan responsabilidades a gente ajena a un área o a su especialidad

De nuevo, ante la carencia de una estructura organizacional eficiente se asignan responsabilidades que no corresponden a la persona encargada. Esto causa no sólo inconformidad, sino que retrasa el desarrollo de otras funciones que se descuidan y que por lo tanto, retrasan los procesos de una operación.  

Distribuye a la persona correcta cada actividad de acuerdo a su trabajo ¡El tiempo es dinero!

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3. Existe desconfianza ante cierto encargado de un área porque se desconocen sus responsabilidades y cómo estas se relacionan con su trabajo

El típico “¿y ese quién es, qué hace, y por qué se siente con el derecho de dar órdenes?” debe ser evitado a toda costa.

La estructura organizacional de tu empresa necesita un modelo que permita a los colaboradores entender cómo sus áreas se relacionan y cómo la falta de colaboración no permite alcanzar las metas previstas para la empresa y para sí mismos.

Una estructura organizacional eficiente determina la responsabilidad de cada cargo así como los procedimientos que cada uno le debe a otro dentro de una misma compañía.  

4. Hay poca comunicación entre los departamentos, se pierde información o se repiten procesos (el famoso re-trabajo)

Resultado de lo anterior es el uso de canales deficientes de comunicación interna, donde lo importante se pierde en la confusión organizacional.

El flujo comunicativo debe estar integrado a la estructura organizacional y debe servir para que individuos y departamentos coordinen esfuerzos. Así, uno o dos departamentos deben saber cuándo es necesario integrar un reporte conjunto para presentarlo, por ejemplo, a la dirección. Hay departamentos que requieren de los reportes de otros para funcionar.

Establece canales de comunicación que fortalezcan la estructura organizacional de tu PYME y evita el doble trabajo.

5. No existe motivación entre los colaboradores para ofrecer lo mejor de su capacidad

Todos tus colaboradores deben tener incentivos para hacer un buen trabajo. La falta de motivación puede ocasionar graves problemas a la salud del ambiente laboral y por lo tanto, a la productividad de tu PYME.

Existen muchos factores a considerar para evaluar la motivación dentro del trabajo pero sin duda, a la mayoría de tus colaboradores les interesa básicamente que sus ideas sean tomadas en cuenta y que con base en su trabajo puedan aspirar a crecer dentro de la empresa.

Maneja el programa de incentivos que te convenga como empresa pero toma en cuenta todas las opiniones y ofrécele a tus colaboradores un futuro basado en su esfuerzo.

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6. Los nuevos empleados tardan muchísimo en conocer los procesos y las responsabilidades de su área de trabajo

Es necesario establecer protocolos de capacitación para cada puesto de trabajo de tal forma que el proceso de adaptación de un nuevo ingreso al flujo laboral sea lo más rápido posible.

La creación de manuales internos es positivo ya que no sólo servirán para capacitar sino para invitar a tus colaboradores a unirse a la visión y misión de tu empresa. Esto ofrece la confianza de que la empresa donde laboran cuenta con un  rumbo definido y establece todo lo que se espera del trabajo de cada integrante dando énfasis a los beneficios que cada colaborador pueda obtener con base a su esfuerzo.

Crea protocolos de capacitación y perfiles claros de puesto y comparte a los colaboradores la misión y visión de tu PYME.

En resumen, es momento de echar ojo a la estructura organizacional de tu PYME  

Aunque pueda sentirse desalentador identificar uno o más de estos problemas en tu PYME, recuerda que es mucho mejor optimizar algo que ya existe, que inventarlo todo de nuevo, así que ubícate en el aquí y ahora de tu empresa y revisa que cumpla con estos puntos importantes:

1. Ten claras la misión y la visión de tu PYME
2. Establece un organigrama bien definido
3. Que las tareas se deleguen en forma descendente
4. Define claramente las responsabilidades de cada cargo
5. Distribuye la carga laboral con base en competencias
6. En la medida de lo posible, que los colaboradores rindan cuentas a un solo coordinador de área
7. Fomenta el respeto entre cada cargo y área de tu PYME
8. Provee los elementos tecnológicos, espacios y herramientas que cada área necesita para cumplir con sus funciones 

Las empresas que tienen mayor éxito y que buscan crecer ordenadamente son aquellas que mejor aprovechan y gestionan  sus recursos, en especial sus recursos humanos.

El crecimiento de tu empresa depende que todas sus áreas funcionen en torno a una misión en común, con metas y mediciones que todos compartan para que al final el equipo marche a  un mismo paso. Piensa en las estructuras militares, si bien no se trata de establecer un orden rígido e incuestionable, la buena gestión de una empresa requiere un elemento clave: disciplina.

Afinar el capital humano es un proceso que requiere optimización constante. Pero si mantienes unos principios básicos de orden en la estructura organizacional de tu negocio estos te permitirán enfrentar cualquier eventualidad de la mejor forma.

Recuerda que todo debe tener el objetivo de consolidar el crecimiento de tu PYME.